RECOMENDACIONES PARA EL BUEN USO DEL EMAIL
Y LA CORRECTA ESCRITURA DE MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO.
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GRADO 2DO PERIODO 2015
Lea con atención la siguiente
introducción:
En la Guía anterior “ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL
CORREO ELECTRÓNICO” hemos aprendido a poner en práctica criterios para la organización de los mensajes en
nuestra bandeja de entrada, en esta segunda guía sobre Correo Electrónico
estaremos estudiando las formas correctas de escribir los mensajes. A
continuación encontrará artículos bajados de la red, con sus respectivas
fuentes, en los que conoceremos algunas recomendaciones para escribir y también
para interpretar los mensajes que nos llegan a nuestro correo. El buen uso del
correo electrónico, ya sabemos por experiencia, nos hace personas eficientes en
la importante función de intercambiar información con nuestros amigos,
compañeros y familiares. Si escribimos mejor, con buena ortografía, utilizando
las palabras adecuadas, valorando, respetando y teniendo la consideración
correcta por los destinatarios de nuestros mensajes, estamos siendo mejores
usuarios de la red y nuestros mensajes serán mejor recibidos.
No olvidemos que utilizar bien un correo electrónico
tiene muchas positivas consecuencias para nuestros propósitos personales y
académicos. Recibiremos la información oportuna siempre a tiempo, tendremos
mejores datos para intercambiar y compartir, sabremos siempre donde acudir en
la búsqueda de información, tendremos buenas relaciones con nuestros conocidos
o contactos.
Recordemos que al crear un nuevo correo electrónico,
debemos tener escritos los datos en algún papel que este siempre a mano, no hay
que confiar tanto en nuestra memoria, al menos mientras interiorizamos el
nombre de usuario y la contraseña, la pregunta de seguridad. Ya sabemos que es muy
necesario tener dos correos electrónicos, uno personal y otro de tipo
académico, así podemos tener un correo alterno para cuando lleguemos a tener
algún bloqueo en una de las cuentas. Se recomienda abrir una en Hotmail-Outlook
asociados a Microsoft y otra en Gmail el correo de Google de esta forma podemos
comparar sus ventajas y limitaciones.
No es conveniente depender de otras personas en el
uso del correo electrónico, como se ha observado en las clases, al enviar los informes
de las actividades, utilizando el correo de otro compañero, no, hay que tener
uno propio y usarlo siempre para nuestros fines personales y académicos.
Esta Guía será tenida en cuenta, igual que la
anterior, para la evaluación bimestral del segundo período.
ACTIVIDADES:
Para poner en práctica lo aprendido en esta guía
cumplamos con los siguientes puntos:
1.
Enviar un mensaje al correo del profesor luismigueltamayoga@gmail.com
siguiendo con las recomendaciones de la guía. Al escribir este correo utilice
la opción C.C.
2.
En el cuaderno de informática elaboremos un
decálogo, es decir 10 reglas o normas que debemos seguir cuando escribamos un
mensaje.
3.
Envia a un compañero un mensaje con un anexo.
4.
Elabore un informe escrito en una hoja que
entregará al profesor con el nombre de usuario de los dos correos electrónicos que
usted debe tener.
El uso del correo electrónico
1.
1. El contexto
El correo electrónico representa una excelente forma para enviar mensajes a través de Internet. Cualquier material se puede adjuntar o incluir al correo, tales como texto, imagen, sonido, animaciones o películas.
2. Los beneficios
El correo electrónico puede ser un instrumento extremadamente valioso en los centros educativos, impulsando el desarrollo de las habilidades comunicativas y transformando el proceso de aprendizaje abriendo posibilidades que, de forma tradicional, no existirían.
Los profesores han informado que el uso del correo electrónico ayuda a los alumnos a tener más cuidado con su ortografía (un correo con una dirección incorrectamente escrita no llegará al destinatario) y más precisos con las palabras que utilizan, ya que fomenta la brevedad y la claridad de los mensajes.
El correo electrónico puede ser realmente gratificante para los alumnos con necesidades educativas especiales. Los alumnos con discapacidad física o cognitiva pueden necesitar mucho tiempo para elaborar los mensajes, pero los destinatarios no sabrán que han tenido dificultades. Los alumnos con discapacidad auditiva pueden encontrar en el correo electrónico un canal alternativo de comunicación muy accesible.
3. Los riesgos
A pesar de estas ventajas, el correo electrónico está abierto al abuso, que puede presentar bajo distintas formas:
3.1. El spam, spoofing, phising y pharming
El spam es correo electrónico no deseado, muchas veces de fuentes no familiares. El spam contiene, muchas veces, contenido inapropiado, como la publicidad engañosa - posiblemente bajo la pretensión de un premio- o la pornografía. Los spammers reúnen direcciones de correo electrónico de páginas web y grupos de discusión, pero existen también empresas especializadas en la creación de listas de correo de distribución.
El spoofing de los correos electrónicos se utiliza para avergonzar al destinatario, para supervisar el origen delos correos contenedores de virus y, a veces, para obtener información importante de los receptores de spam.
El spam y el spoofing son prácticas similares conocidas bajo el nombre de "phishing" o "pharming". Estos correos electrónicos y páginas web imitan la marca y la identidad de bancos o empresas financieras conocidas con el objetivo de engañar a la gente para revelar información financiera personal, que se utiliza después de forma fraudulenta. El robo de identidad puede tener serias consecuencias económicas.
3.2. El flaming
Este término se utiliza para definir a los correos violentos o abusivos que se envían de una persona a otra, muchas veces en el contexto de un grupo de discusión o los chats.
3.3. El acoso
El correo electrónico puede facilitar el acoso entre los niños, siendo víctimas de mensajes no deseados u obsesivos.
3.4. El "bombing" o el bombardeo
Una "bomba" es un programa que intenta quebrar otro programa. Un correo electrónico bomba es un mensaje muy grande de correo, o un volumen muy grande de mensajes, enviados con la intención de quebrar el programa de correo electrónico del receptor.
3.5. Los virus
Un virus de ordenador puede causar problemas serios, posibilitando la destrucción de archivos y permitiendo el acceso de los piratas informáticos al disco duro del ordenador.
Los virus se pueden transmitir a través de los archivos adjuntos al correo electrónico. También se pueden enviar desde correos electrónicos falsos que aparecen como si fueran enviados desde personas que conocemos.
3.6. Los proveedores de servicios de correo electrónico de la red
Algunas cuentas gratis de correo electrónico incorporan peligros inherentes. Algunos proveedores permiten que las direcciones de correo electrónico estén compartidas con otras personas, elevando así el riesgo de recibir spam. Sin embargo, muchos servicios de correo electrónico ofrecen herramientas anti-spam muy eficaces, aunque muchas veces estas herramientas son opcionales.
4. Las estrategias para un uso seguro
Cuando los niños utilizan el correo electrónico, tienen el riesgo de recibir mensajes inapropiados. Por ello, los alumnos deberían aprender a adoptar un comportamiento adecuado cuando reciben este tipo de mensajes. Es importante enseñarles y explicarles que, a este tipo de mensajes, no deben responder, sino cerrar el mensaje y buscar consejo a los profesores. Esto permite al profesor verificar el mensaje, hablar sobre algunos aspectos, y tranquilizar al alumno, explicándole que no es su culpa.
Por otro lado, los alumnos también deben aprender a utilizar correctamente el correo electrónico y a desarrollar protocolos adecuados para escribir mensajes.
A continuación, se presentan algunos aspectos a considerar a la hora de asegurar un uso seguro del correo electrónico:
4.1. Políticas de buen uso
Además de ofrecer una guía para un uso adecuado de Internet, una política de uso seguro de los medios informáticos en los centros debe también ofrecer unas recomendaciones claras para el uso del correo electrónico. Estas pueden incluir orientación sobre el tono apropiado y el lenguaje a utilizar en los correos electrónicos, políticas sobre el uso de las cuentas de correo electrónico, y medidas para proteger la red del centro de los virus informáticos. Por otro lado, los centros educativos deberían compartir estas orientaciones con los padres para proveer a los alumnos de un marco general para un uso seguro del correo electrónico también fuera del centro escolar.
4.2. Las cuentas de correo electrónico
La mayoría de los centros educativos deberían limitar el uso del correo electrónico dentro del centro por motivos de gestión, pero, en todo caso, es importante tener mucho cuidado que los alumnos no puedan ser identificados a través de su cuenta de correo, fuera del centro educativo.
Una cuenta de correo electrónico de clase o de grupo puede ser la solución más apropiada para los alumnos más jóvenes. Las cuentas individuales se pueden crear a medida que los alumnos adquieren las habilidades apropiadas y el conocimiento necesario para comprender las implicaciones de seguridad informática. Muchos centros empiezan a utilizar los entornos virtuales de aprendizaje que utilizan el correo electrónico dentro del centro; sin embargo, a estos entornos se puede tener acceso también desde fuera del centro. En este sentido, hay que tener mucho cuidado con el uso del correo electrónico fuera del sistema interno de correo.
4.3. Los proveedores de servicios de correo electrónico de la red
Los centros educativos normalmente prohíben el uso de las cuentas gratis de correo electrónico dentro de la escuela. Sin embargo, algunos alumnos lo pueden utilizar fuera del centro. Por ello, es importante enseñarles a verificar los acuerdos de privacidad de tales servicios y a no consentir que sus datos personales sean compartidos con tercios, para minimizar la cantidad de spam que puedan recibir.
4.4. El acoso a través del correo electrónico
Es importante que los alumnos conozcan las características del acoso a través del correo electrónico, los efectos que puedan tener sobre el receptor, pero también estrategias para manejar este tipo de situaciones.
4.5. Los servicios de filtrado
De la misma manera que el acceso a Internet puede ser filtrado, los mensajes de correo electrónico también deberían tener filtros en contra de los contenidos inapropiados y el spam. Es importante recordar que aunque estos servicios de filtrado son eficaces, no son infalibles, y, por tanto, el uso de estos programas debe ir siempre acompañado de una guía de uso responsable del correo electrónico.
4.6. Los virus
Los ficheros adjuntos al correo electrónico deberían siempre ser tratados con precaución. Algunos virus se adjuntan al mensaje sin el conocimiento del remitente: si una dirección de correo electrónico es objeto del spoofing, entonces los mensajes con virus pueden aparecer como si hubiesen sido enviados por personas que conocemos o en las que confiamos. El antivirus debería utilizarse siempre para revisar el correo saliente y el correo entrante, y, especialmente, a la hora de abrir o descargar ficheros adjuntos.
El correo electrónico representa una excelente forma para enviar mensajes a través de Internet. Cualquier material se puede adjuntar o incluir al correo, tales como texto, imagen, sonido, animaciones o películas.
2. Los beneficios
El correo electrónico puede ser un instrumento extremadamente valioso en los centros educativos, impulsando el desarrollo de las habilidades comunicativas y transformando el proceso de aprendizaje abriendo posibilidades que, de forma tradicional, no existirían.
Los profesores han informado que el uso del correo electrónico ayuda a los alumnos a tener más cuidado con su ortografía (un correo con una dirección incorrectamente escrita no llegará al destinatario) y más precisos con las palabras que utilizan, ya que fomenta la brevedad y la claridad de los mensajes.
El correo electrónico puede ser realmente gratificante para los alumnos con necesidades educativas especiales. Los alumnos con discapacidad física o cognitiva pueden necesitar mucho tiempo para elaborar los mensajes, pero los destinatarios no sabrán que han tenido dificultades. Los alumnos con discapacidad auditiva pueden encontrar en el correo electrónico un canal alternativo de comunicación muy accesible.
3. Los riesgos
A pesar de estas ventajas, el correo electrónico está abierto al abuso, que puede presentar bajo distintas formas:
3.1. El spam, spoofing, phising y pharming
El spam es correo electrónico no deseado, muchas veces de fuentes no familiares. El spam contiene, muchas veces, contenido inapropiado, como la publicidad engañosa - posiblemente bajo la pretensión de un premio- o la pornografía. Los spammers reúnen direcciones de correo electrónico de páginas web y grupos de discusión, pero existen también empresas especializadas en la creación de listas de correo de distribución.
El spoofing de los correos electrónicos se utiliza para avergonzar al destinatario, para supervisar el origen delos correos contenedores de virus y, a veces, para obtener información importante de los receptores de spam.
El spam y el spoofing son prácticas similares conocidas bajo el nombre de "phishing" o "pharming". Estos correos electrónicos y páginas web imitan la marca y la identidad de bancos o empresas financieras conocidas con el objetivo de engañar a la gente para revelar información financiera personal, que se utiliza después de forma fraudulenta. El robo de identidad puede tener serias consecuencias económicas.
3.2. El flaming
Este término se utiliza para definir a los correos violentos o abusivos que se envían de una persona a otra, muchas veces en el contexto de un grupo de discusión o los chats.
3.3. El acoso
El correo electrónico puede facilitar el acoso entre los niños, siendo víctimas de mensajes no deseados u obsesivos.
3.4. El "bombing" o el bombardeo
Una "bomba" es un programa que intenta quebrar otro programa. Un correo electrónico bomba es un mensaje muy grande de correo, o un volumen muy grande de mensajes, enviados con la intención de quebrar el programa de correo electrónico del receptor.
3.5. Los virus
Un virus de ordenador puede causar problemas serios, posibilitando la destrucción de archivos y permitiendo el acceso de los piratas informáticos al disco duro del ordenador.
Los virus se pueden transmitir a través de los archivos adjuntos al correo electrónico. También se pueden enviar desde correos electrónicos falsos que aparecen como si fueran enviados desde personas que conocemos.
3.6. Los proveedores de servicios de correo electrónico de la red
Algunas cuentas gratis de correo electrónico incorporan peligros inherentes. Algunos proveedores permiten que las direcciones de correo electrónico estén compartidas con otras personas, elevando así el riesgo de recibir spam. Sin embargo, muchos servicios de correo electrónico ofrecen herramientas anti-spam muy eficaces, aunque muchas veces estas herramientas son opcionales.
4. Las estrategias para un uso seguro
Cuando los niños utilizan el correo electrónico, tienen el riesgo de recibir mensajes inapropiados. Por ello, los alumnos deberían aprender a adoptar un comportamiento adecuado cuando reciben este tipo de mensajes. Es importante enseñarles y explicarles que, a este tipo de mensajes, no deben responder, sino cerrar el mensaje y buscar consejo a los profesores. Esto permite al profesor verificar el mensaje, hablar sobre algunos aspectos, y tranquilizar al alumno, explicándole que no es su culpa.
Por otro lado, los alumnos también deben aprender a utilizar correctamente el correo electrónico y a desarrollar protocolos adecuados para escribir mensajes.
A continuación, se presentan algunos aspectos a considerar a la hora de asegurar un uso seguro del correo electrónico:
4.1. Políticas de buen uso
Además de ofrecer una guía para un uso adecuado de Internet, una política de uso seguro de los medios informáticos en los centros debe también ofrecer unas recomendaciones claras para el uso del correo electrónico. Estas pueden incluir orientación sobre el tono apropiado y el lenguaje a utilizar en los correos electrónicos, políticas sobre el uso de las cuentas de correo electrónico, y medidas para proteger la red del centro de los virus informáticos. Por otro lado, los centros educativos deberían compartir estas orientaciones con los padres para proveer a los alumnos de un marco general para un uso seguro del correo electrónico también fuera del centro escolar.
4.2. Las cuentas de correo electrónico
La mayoría de los centros educativos deberían limitar el uso del correo electrónico dentro del centro por motivos de gestión, pero, en todo caso, es importante tener mucho cuidado que los alumnos no puedan ser identificados a través de su cuenta de correo, fuera del centro educativo.
Una cuenta de correo electrónico de clase o de grupo puede ser la solución más apropiada para los alumnos más jóvenes. Las cuentas individuales se pueden crear a medida que los alumnos adquieren las habilidades apropiadas y el conocimiento necesario para comprender las implicaciones de seguridad informática. Muchos centros empiezan a utilizar los entornos virtuales de aprendizaje que utilizan el correo electrónico dentro del centro; sin embargo, a estos entornos se puede tener acceso también desde fuera del centro. En este sentido, hay que tener mucho cuidado con el uso del correo electrónico fuera del sistema interno de correo.
4.3. Los proveedores de servicios de correo electrónico de la red
Los centros educativos normalmente prohíben el uso de las cuentas gratis de correo electrónico dentro de la escuela. Sin embargo, algunos alumnos lo pueden utilizar fuera del centro. Por ello, es importante enseñarles a verificar los acuerdos de privacidad de tales servicios y a no consentir que sus datos personales sean compartidos con tercios, para minimizar la cantidad de spam que puedan recibir.
4.4. El acoso a través del correo electrónico
Es importante que los alumnos conozcan las características del acoso a través del correo electrónico, los efectos que puedan tener sobre el receptor, pero también estrategias para manejar este tipo de situaciones.
4.5. Los servicios de filtrado
De la misma manera que el acceso a Internet puede ser filtrado, los mensajes de correo electrónico también deberían tener filtros en contra de los contenidos inapropiados y el spam. Es importante recordar que aunque estos servicios de filtrado son eficaces, no son infalibles, y, por tanto, el uso de estos programas debe ir siempre acompañado de una guía de uso responsable del correo electrónico.
4.6. Los virus
Los ficheros adjuntos al correo electrónico deberían siempre ser tratados con precaución. Algunos virus se adjuntan al mensaje sin el conocimiento del remitente: si una dirección de correo electrónico es objeto del spoofing, entonces los mensajes con virus pueden aparecer como si hubiesen sido enviados por personas que conocemos o en las que confiamos. El antivirus debería utilizarse siempre para revisar el correo saliente y el correo entrante, y, especialmente, a la hora de abrir o descargar ficheros adjuntos.
Consejos para el uso
correcto del correo electrónico
El uso del correo
electrónico o mail ha permitido eliminar las barreras entre las personas de
distintos países, regiones y una misma ciudad. Al instrumentarlo de forma consiente
y organizada, haremos de él un recurso maravilloso para llegar a nuestros
conocidos, clientes, proveedores, empresas y organizaciones con las que nos
interese comunicarnos. Buenas prácticas en el uso del correo electrónico,
… del otro lado hay seres humanos,
No debemos olvidar que aunque estemos mirando un monitor al escribir un correo electrónico, lo recibirá una persona. Si recibimos un mail que nos disgusta, lo mejor es esperar al día siguiente para contestarlo y no escribir algo de lo que después nos arrepintamos.
… uso de mayúsculas,
Escribir en letras mayúsculas incomoda la lectura del texto escrito, e implica estar “gritando”. Esto no significa que debas dejar de usar las mayúsculas para lo que deben usarse, nombres propios, algunos sustantivos, siglas, y demás usos ortográficos.
… cadenas,
No reenviemos ninguna cadena de solidaridad. La mayoría son falsas. Si te encuentras interesado en colaborar con gente que lo necesita, lo conveniente es ponerse en contacto con las Instituciones serias que pueden canalizar tus inquietudes.
… subject o asunto,
Lo conveniente es siempre colocarle un asunto a nuestros mensajes electrónicos, ya que el mismo describe en pocas palabras el contenido del mail.
… ¿de qué tema estamos hablando?,
Tratemos de no responder a un mensaje sólo contestando “OK” o “Yo no”, ya que sería de utilidad una breve explicación para que los destinatarios sepan “de qué estamos hablando”.
… reenvío de mensajes,
Si al recibir un correo electrónico, existe la necesidad de reenviarlo, es conveniente asegurarse de eliminar las direcciones que aparecen en el mensaje para que las mimas no sean expuestas a personas desconocidas.
… volumen del mensaje,
Es conveniente tener un tratamiento eficiente, y evitar el envío de archivos adjuntos de gran tamaño o copiando a un número excesivo de destinatarios.
… virus y gusanos, mensajes publicitarios no solicitados (Spam) y usurpación de identidad (Phishing) ,
Muchos actos maliciosos, tales como: robos de identidad, infección con virus, espías, etc. son perpetrados a través de correo electrónico. La mejor protección para no ser Víctimas es conocer qué debemos hacer para Evitarlos.
• Muchos virus/gusanos utilizan el correo electrónico para expandirse, o instalándose en las computadoras, o utilizando libretas de direcciones de correo electrónico de la computadora ya infectada y se autoenvían, o en los correos electrónicos que autoenvían incluyen archivos adjuntos que son en realidad los propios virus/gusanos.
Para no ser contaminados sólo hay que tener en cuenta lo siguiente,
- Si recibes un mensaje de alerta de virus u otro tipo de aviso por correo electrónico no se debe reenviar el mismo al resto de los usuarios de la red.
- Si recibes un mensaje de correo electrónico que parece sospechoso y que, además, trae un documento adjunto, no lo abras. Si no puedes comprobar con el remitente que el mensaje es real y que el adjunto es seguro, borra el mensaje inmediatamente.
- Evita el uso de diskettes que hayan sido utilizados en computadoras infectadas.
- Avisa de inmediato al Personal de Soporte Técnico de la Región a la cual perteneces, Mesa de Ayuda o Seguridad Informática, en los casos anteriormente mencionados.
- Evita el envío de e-mails en forma masiva, ya que compromete la disponibilidad de los servicios de Correo.
• Spam, correos basura,
- Este tipo de correos se envían de forma masiva a millones de personas con el fin de vender y promocionar productos y servicios.
Cómo combatimos el spam,
- No compres nada que te ofrezcan vía correo SPAM, ya que éste existe porque hay personas que responden con compras.
- Antes de facilitar su dirección de correo electrónico a cualquier Sitio Web, se conveniente leer la Política de Privacidad, y asegurarnos que indica claramente que tu correo electrónico no será facilitado a otras compañías.
- Varios países ya han promulgado leyes de Protección de Datos Personales, como es el caso de España, Colombia y otros (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales)
• Phishing, capturando identidades,
- Ésta es una forma fraudulenta de adquirir “información sensible”, tal como números y claves de cuentas bancarias o de tarjetas de crédito, etc. con mensajes engañosos que aparentan ser correos electrónicos oficiales de las entidades financieras o empresas de confianza.
Para no ser atrapados sólo hay que,
- No envíes información sensible par correo electrónico.
- Nunca facilites información sensible a través del enlace al sitio web que aparece en el correo electrónico a la Institución, tecleando su dirección en el explorador.
- Jamás indiques tus passwords/claves personales a nadie. ¡Son sólo tuyas!, si lo haces, los actos que hagan: ¡Los harán en tu propio nombre!
- Gestiona y trata siempre la información sensible de tus cuentas/tarjetas de crédito/débito de forma personal con tu Institución.
- Verifica siempre las personas que se ponen en contacto, ¡Sin que lo hayas solicitado! … y que dicen ser de “soporte a clientes, … de seguridad, …”
- No hagas caso a los mensajes que recibes y cuyo fin es que facilites o envíes información sensible (Ej.: premios, loterías, comprobaciones de seguridad, etc.)
Bandeja de entrada de un correo de GMAIL.
En el
momento de escribir un mensaje de correo electrónico observe las siguientes
normas:
ü Escribir
siempre el asunto con exactitud.
ü Al
digitar el destinatario en el espacio “To” o “Para” revise que este bien
escrito el correo verificando que corresponda a uno de sus contactos y si no es
un contacto aun registrado en su cuenta anexe el correo después de enviarlo.
ü Firmar
sus mensajes colocando al final del mensaje su nombre y apellido.
ü Si
anexa un archivo dele un nombre claro.
ü Exprese
con claridad lo que quiere comunicar en su mensaje, al terminar de escribirlo, revíselo
y confirme que realmente lo que está escrito es lo que quiere comunicar.
ü Use el
corrector ortográfico.
ü Verifique
que el cuerpo del mensaje este bien editado: con el tamaño adecuado de la
letra, bien separados los párrafos, etc.
ü Haga
buen uso de las Mayúsculas, en los nombres, en los sustantivos propios.
ü Use palabras
apropiadas y positivas para comenzar o terminar el mensaje como : cordialmente, atentamente,
etc.
Guía elaborada por: Luis Miguel Tamayo Gaviria,
Profesor de Informática, Sede
A, Jornada Tarde.
